12 Punkte um ein Digitalisierungsprojekt erfolgreich zu gestalten

Der Hype um Digitalisierung ist immer noch ungebrochen. Doch in vielen Gesprächen haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen nicht wissen, wie sie "es anpacken sollen". Es fehlt ihnen jemand, der nicht nur technologisch, sondern auch konzeptionell mitdenkt. Wie findet man einen Dienstleister, der nicht nur programmiert, was man will, sondern eine Software liefert, die einen tatsächlichen Mehrwert bringt? Und was muss man selbst dafür tun?

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Wenn man unsere Kunden anschaut, dann sieht man bei unseren großen Versicherungskunden, dass die Digitalisierung ein wichtiges Thema ist. Bei dem einen geht es darum die Webseiten der Agenturen mobilfähig zu machen und mit neuen Modulen zu ergänzen. Bem nächsten geht es darum, dass die Suche nach dem Versicherungsvermittler perfekt auf den anfragenden Kunden zugeschnitten ist. Und mit einer Bank erweitern wir die Automatisierung der Provisionsabrechnung.

Bei unseren mittelständischen Kunden ist die Digitalisierung und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle auch auf dem Vormarsch. Für die einen entwickeln wir neue IT-getriebene Produkte um Mitarbeiter schneller auf Stellenausschreibung zu matchen, beim nächsten optimieren wir die Mitarbeitereinsatzplanung, dann geht es weiter mit der Internationalisierung von Anwendungen für neue Märkte bis hin zur Erweiterung von bestehenden Informationssystemen.

Die Digitalisierungsnovizen

Es tut sich also etwas und wir können uns über mangelnde Beschäftigung nicht beklagen. Wir stellen aber fest, dass vor allem unsere neuen Kunden aus dem MIttelstand, die bisher nur mit Standardlösungen gearbeitet haben und außer einer Buchhaltungssoftware, einem ERP System und Office Produkte nichts verwendet haben, die Erfahrung fehlt, wie man ein Digitalisierungsprojekt angeht. Da fehlt es an erfahrenen Projektleitern, am Anforderungsmanagement und vielen Dingen, die wir bei IT-affinen Kunden vorfinden. Dementsprechend ist die Unsicherheit groß, die Entscheidungswege schwierig und das Vertrauen zu uns als Dienstleister muss erst aufgebaut werden.

Den Kunden kennenlernen

Und das stellt nicht nur unsere Kunden, sondern auch uns vor eine nicht ganz einfache Situation. Mittlerweile klopfen wir die IT-Erfahrung unserer Kunden bereits im Erstgespräch ab und stellt sich dann heraus, dass wir mit dem Kunden ein neues Terrain betreten dann passen wir unser Vorgehen an und versuchen daraus den bestmöglichen Weg abzuleiten. Wenn ein Kunde schon mal Kontakt zu uns aufgenommen hat, wissen wir, dass bei ihm die Erkenntnis gereift ist, dass er etwas im Bereich der Digitalisierung tun muss oder das er Potentiale erkannt hat. Das ist schon mal der wichtigstes Schritt. Oftmals erhalten wir noch eine sehr sehr grobe Anforderungsbeschreibung und der Kunde erwartet, das man daraufhin sofort ein Angebot abgibt. Schon da wird es nicht ganz einfach für uns, denn erstens sind Softwareprojekte in den allermeisten Fällen komplexer als dass sie auf zwei A4 Seiten beschrieben werden könnten und zweitens sind in den Dokumenten oftmals die Anforderungen aufgelistet, aber uns als Dienstleister wird gar nicht mitgeteilt, welches Ziel mit dem Projekt überhaupt verfolgt werden soll. Nun ist WOGRA keine verlängerte Softwarewerkbank, bei der Softwareanforderungen abgelegt und umgesetzt werden, sondern wir verstehen uns auch als Berater um für den Kunden die bestmögliche Lösung zur Verfügung stellen zu können. Und um die bestmögliche Lösung zu schaffen müssen wir Budget, Terminvorgaben, Umfang und Qualität in Einklang bringen. Wir wollen mit unseren Kunden mehrere Lösungsszenarien diskutieren, deren Vor- und Nachteile vorstellen, eine Empfehlung aussprechen und so zur bestmöglichen Lösung für unseren Kunden kommen.

Digitalisierungsnovizen und die Wahl des "Wie" und "Wer"

Das klingt ja alles gut, aber was hilft das nun konkret den Unternehmen, die Digitalisierungs-Projekte starten wollen? Sagen nicht alle, die wollen nur das Beste für ihren Kunden? Natürlich ist die Dienstleister-Wahl nicht einfach, aber der Kunde kann es sich zumindest stark vereinfachen. Der Kunde sollte sich bei jedem Projekt die Frage stellen, mit welchem Dienstleister er dieses Projekt umsetzen will und wie er dabei vorgehen will. Gerade das "wie" ist so vielfältig, dass man sich hier in Ruhe Gedanken machen sollte. Und das unabhängig vom Dienstleister. Wie man hier gute Entscheidungen treffen kann, möchten wir in 12 Schritten erklären:

1. Etablierung von klaren Entscheidungswegen und Verantwortlichen

Was wir bei "Digitalisierungsnovizen" sehr schnell gelernt haben ist, dass die Ansprechpartner oft nicht klar sind und das viele Köche den Brei verderben können. Um das zu verhindern tut man gut daran, auf Kundenseite einen Projektleiter zu bestimmen, der die Kommunikation mit dem Dienstleister übernimmt. Neben dem Projektleiter muss es beim Kunden ein Entscheidungsgremium geben, dass definiert, welche Anforderungen mit welcher Priorität umzusetzen sind. Das Gremium kann bei kleineren Firma aus einer Person bestehen und bei größeren Firmen aus mehreren, die einen sogenannten Lenkungsausschuss bilden. Dies gibt dem Projektleiter die Chance bei Problemen mit dem Dienstleister auf eine höhere Ebene zu eskalieren oder grundsätzlich alle wichtigen Personen im Unternehmen über den Projektstatus zu informieren. Es reicht völlig aus, wenn der Projektleiter das Entscheidungsgremium einmal im Monat informiert, außer eine Krisensituation ist im Entstehen.

2. Vernünftige Zieldefinition

Was will man bis wann mit der Umsetzung des Projekts realisieren, welche Erfolge verspricht man sich? Wenn man sich das von Beginn an klar macht, Kennzahlen definiert um festzustellen ob das Projektergebnis zum Erfolg wird, nur dann kann man feststellen ob das Projekt erfolgreich war oder nicht.

Ein Beispiel:

Mit der Lösung soll ein Produktionsautomatisierungsgrad hergestellt werden, um den Produktionsausschuss um 50% zu senken, so dass der Aufwand für die Entwicklung sich innerhalb von 10 Monaten amortisiert.

3. Enger Kontakt mit dem Dienstleister

Halten Sie den Dienstleister an der kurzen Leine (Ja, das schreibe ich wirklich als Geschäftsführer eines solchen Dienstleisters). Gute Dienstleister erkennen Sie daran, dass sie von sich aus die Leine kurz halten und sie regelmäßig mit Ihnen den Kontakt suchen. Lassen Sie sich regelmäßig Zwischenergebnisse zeigen. Das ist Aufwand, der aber entscheidend für den Projekterfolg ist. Schauen Sie sich bitte auch die Zwischenergebnisse an und geben Feedback was Ihnen gefällt und was verbessert werden muss. Umso früher der Dienstleister informiert wird, was verbessert werden muss, umso einfacher und günstiger ist dies für den Dienstleister und umso schneller erhalten Sie als Kunde diese Verbesserung. Der Projektleiter sollte mit dem Dienstleister in regelmäßigen Abständen (2-3 Wochen) sich den neuen Status vorstellen lassen. Falls es ein Testsystem gibt, sollte dies dann auch vom Dienstleister mit dem aktuellen Softwarestand bespielt werden.

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Lesen Sie hier alle 12 Punkte: http://wogra.com/12-punkte-um-ein-digitalisierungsprojekt-erfolgreich-zu-gestalten/