Arbeitgeberleistungen – was ist zu beachten?
Um Mitarbeiter zu binden und zu motivieren, stehen Unternehmern verschiedene Instrumente zur Verfügung. Doch was muss man beim Gewähren von Arbeitgeberleistungen beachten insbesondere im Hinblick auf das Steuerrecht. Welche Leistungen sind steuerfrei und wie hoch sind Freibeträge beziehungsweise Freigrenzen. Margot Liedl, Steuerberaterin und Geschäftsführerin AWI Treuhand Steuerberatungsgesellschaft GmbH & Co. KG im Gespräch:
Foto: Margot Liedl, Steuerberaterin und Geschäftsführerin AWI Treuhand Steuerberatungsgesellschaft GmbH & Co. KG (Foto: AWI Treuhand)
Frau Liedl, wo liegen aus Steuersicht die meisten Stolpersteine beim Gewähren von Arbeitgeberleistungen?
Zu beachten ist hier vor allem, dass eine nachträgliche Gehaltsumwandlung beziehungsweise Gehaltsverzicht nicht erlaubt ist. So darf zum Beispiel ein bereits vertraglich bestehender Gehaltsanspruch nachträglich nicht in einen steuerfreien Kinderbetreuungs- oder Fahrtkostenzuschuss umgewandelt werden. Das muss von Anfang an so vereinbart werden oder zusätzlich zum vertraglich geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Wenn ein Arbeitgeber einem Angestellten einen PC oder ein mobiles Gerät mit entsprechendem Zubehör oder Internetzugang zuwendet sowie die private Nutzung von Telekommunikationsgeräten gestattet, was gilt es zu beachten?
Steuerfrei ist die Nutzung von IT-Equipment und ähnlichem nur dann, wenn die Geräte im Betriebsvermögen des Arbeitgebers verbleiben.
Das Thema Gesundheitsförderung der Mitarbeiter tritt immer mehr in den Vordergrund bei Arbeitgebern. Welche Leistungen kann man hier als Arbeitgeber steuerlich geltend machen und wie verhält es sich mit einem Essenszuschuss?
Dann lassen Sie mich doch zunächst auf den letzten Punkt näher eingehen: Üblich und am bekanntesten ist hier natürlich der Zuschuss zum Kantinenessen. Für viele kleinere Unternehmen ist dies jedoch keine sinnvolle Option. Interessanter ist hier die Gewährung von sog. Restaurantschecks. Der Arbeitnehmer erhält in diesem Fall pro Arbeitstag einen Scheck in Höhe von EUR 6,20. Das ist der Stand für Stand 2016. Dafür kann er in vielen gastronomischen Einrichtungen oder auch bei den großen Supermarktketten beliebig Nahrungsmittel kaufen. Hierbei ist dann lediglich der darin enthaltene Sachbezugswert von EUR 3,10 mit 25% vom Arbeitgeber pauschal zu besteuern. Alternativ kann dieser Anteil vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Die restlichen EUR 3,10 sind abgabenfrei.
Gesundheitsförderung in den eigenen Räumen wie beispielsweise Massagen gelten in der Regel ohne weitere Prüfung als freiwilliger sozialer Aufwand. Hier kann man seinen Arbeitnehmern einfach und günstig etwas Gutes tun, was in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels in Bezug auf Mitarbeiterbindung sicher interessant sein dürfte. Komplizierter wird es, wenn der Besuch eines Fitnessstudios unterstützt werden soll. Grundsätzlich sind die Vorschriften des §20 des SGB V bezüglich der Anforderungen an die Anbieter und an die Maßnahmen selbst genau zu beachten. Die Maßnahmen müssen in jedem Fall dem Präventsionsleitfaden entsprechen. Maximal können für Präventionsmaßnahmen 500 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer steuerfrei gewährt werden.
Nun ist nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter wichtig, sondern auch die berufliche Fort- und Weiterbildung. Welche Leistungen können hier steuerlich geltend gemacht werden und wann spricht etwas dagegen?
Fortbildungskosten im überwiegend betrieblichen Interesse sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies ist immer dann problemlos nachweisbar, wenn hierzu der Arbeitnehmer auch freigestellt wird und die Rechnung direkt auf die Firma ausgestellt wird. Geht die Rechnung an den Arbeitnehmer, muss hier zwingend eine Rückzahlungsverpflichtung im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses vertraglich geregelt werden, um das betriebliche Interesse im Sinne der Abgabefreiheit zu belegen.
Um den Zusammenhalt von Teams zu fördern, werden abgesehen von der klassischen Weihnachtsfeier nicht selten auch Ausflüge, Sommerfeste oder ein gemeinsames Brainstorming-Wochenende durchgeführt, was muss bei der Abrechnung solcher Team-Events beachtet werden?
Steuer- und sozialversicherungsfrei sind solche Veranstaltungen nur dann, wenn sie prinzipiell allen Mitarbeitern oder allen Mitarbeitern einer Abteilung angeboten werden und einen überwiegend gesellschaftlichen Rahmen haben. Der Freibetrag von EUR 110.- pro Arbeitnehmer und Jahr darf für maximal zwei solcher Events steuerlich geltend gemacht werden. Dabei müssen neben reinen Bewirtungskosten auch solche für den äußeren Rahmen miteingerechnet werden. Den Freibetrag übersteigende Kosten oder Kosten für mehr als zwei Veranstaltungen müssen zwar vom Arbeitgeber mit 25% pauschal versteuert werden, sind aber sozialversicherungsfrei.
Was gilt für Sachbezüge? Was sind aus Ihrer Sicht hier die Klassiker und wo liegen die Freigrenzen?
Sachbezüge sind grundsätzlich erst einmal steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der Klassiker unter den Sachbezügen ist „freie Kost und Logis“. Diese Form der Entlohnung ist schon so alt wie es Arbeitsverhältnisse zwischen Menschen überhaupt gibt. Dabei ist aber der Wert dieses Sachbezugs als geldwerter Vorteil genau wie auch eine Entlohnung in Geld steuer- und sozialversicherungspflichtig. Spezielle Regelungen (1%-Regel) gelten für die Überlassung von Firmenfahrzeugen für den privaten Gebrauch. Interessant zur Mitarbeitermotivation und –bindung wird es, wenn die Freigrenze von EUR 44.- pro Monat und Arbeitnehmer gezielt nicht überschritten wird. Dies ist z.B. mit Benzingutscheinen oder Warengutscheinen möglich. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Umwandlung in Bargeld ausgeschlossen ist. Außerdem ist beim Übersteigen der Freigrenze der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig – nicht nur der Betrag darüber!
Gibt es noch andere Beispiele für Arbeitgeberleistungen?
Eine andere gute Möglichkeit, die zwar nicht unter den Begriff der Sachbezüge fällt, aber sehr einfach abzuwickeln ist, ist die Erholungsbeihilfe. Hier dürfen jedem Arbeitnehmer jährlich EUR 156.- (zzgl. EUR 104.- für den Ehepartner und EUR 52.- für jedes Kind) sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden. Die pauschale Steuer in Höhe von 25% trägt der Arbeitgeber. Die Beihilfe ist zweckgebunden und erfordert einen Nachweis, dass innerhalb von 3 Monaten nach Zahlung ein mindestens einwöchiger Erholungsurlaub angetreten wird.
Vielen Dank für diese Informationen, Frau Liedl.
