Das kleine 1x1 der Gründung zum Thema „Sozialversicherungen“
„Sozialversicherungen“ – ein Thema, mit dem sich jedes Gründungsteam früher oder später auseinandersetzen muss. Um Startups in diesem Bereich tatkräftig zu unterstützen und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, hat die Techniker Krankenkasse das SocialPizza Team ins Leben gerufen. Das Team besteht aus insgesamt vier Beratern und beantwortet alle Fragen im Sozialversicherungsdschungel. Wir haben bei Vanessa Rais, Firmenkundenberaterin und Milos Borjanovic, Sozialversicherungs-Experte aus dem SocialPizza Team bei der TK nachgefragt.
Welche Informationen benötigt man, wenn man neue Mitarbeiter:innen einstellt?
Milos: Wenn du neue Mitarbeitende einstellst, benötigst du zunächst mal persönliche Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung und Rentenversicherungsnummer. Hinzu kommen der Versicherungsstatus - also wie jemand bisher versichert ist, zum Beispiel als Student:in oder Arbeitslose:r - und die Steuer-Identifikationsnummer plus weitere Informationen.
Damit du nicht selbst an alles denken musst, haben wir Checklisten geschrieben, in denen du abhaken kannst, ob dir alle nötigen Unterlagen und Angaben vorliegen. Da du unterschiedliche Angaben brauchst, je nachdem, ob du Studierende, Praktikantinnen und Praktikanten, Aushilfen oder "ganz normale" sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter:innen einstellst, haben wir unterschiedliche Fragebögen entwickelt.
Wenn du eine Person befristet einstellen möchtest, musst du das Teilzeit- und Befristungsgesetz beachten: Beispielsweise darfst du einen befristeten Arbeitsvertrag in der Regel nur dann abschließen, wenn es einen sachlichen Grund gibt, der die Befristung rechtfertigt. Darüber hinaus gibt es sogenannte Zeitbefristungen, die zu einem definierten Zeitpunkt enden, und Zweckbefristungen, die dann enden, wenn ein bestimmter Zweck erfüllt ist.
Welche Mitarbeiterdaten müssen an die Krankenkasse übermittelt werden?
Milos: Meldeverfahren, DEÜV, Meldegründe, SV-Meldungen - wer Mitarbeitende einstellt und das erste Mal Gehalt zahlen will, muss sich mit dem Thema Meldungen befassen. Das ist aber alles halb so wild.
DEÜV steht für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Darin ist geregelt, was Arbeitgeber:innen an die Träger der Sozialversicherung melden und umgekehrt, also was man wie und wem melden muss und ob bzw. wie man eine Antwort darauf erhält. Die einzelne Meldung nennt sich auch DEÜV-Meldung. Es gibt also verschiedene Dinge, die du melden musst, wenn du jemanden neu einstellst oder wenn du das Gehalt berechnet hast und auszahlen willst.
Was muss ich beachten, wenn die Mitarbeitenden aus dem Ausland kommen?
Milos: Ganz wichtig: Wenn du eine Person aus dem Ausland einstellen möchtest, musst du klären, ob deine neuen Mitarbeitenden hier in Deutschland krankenversicherungspflichtig werden.
Ebenfalls wichtig: Neue Mitarbeitende aus dem Ausland sind – sofern sie versicherungspflichtig werden – erst mit Beschäftigungsbeginn Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung. Das heißt, sie können ihre Krankenkasse auch erst in Anspruch nehmen, wenn ihre Beschäftigung bei dir beginnt.
Bitte beachte, dass es bei Mitarbeitenden aus dem Ausland viele verschiedene Konstellationen und Einzelfälle gibt und jeweils die einzelne Situation betrachtet werden muss.
Ab wann sind Praktikanten sozialversicherungspflichtig?
Milos: Bei Praktikantinnen und Praktikanten gibt es unterschiedliche Konstellationen, die einzeln betrachtet werden müssen.
Grundsätzlich nicht versicherungspflichtig sind Praktikantinnen und Praktikanten im Rahmen ihres Vor- und Nachpraktikums für ihr Studium. Wird jedoch ein Entgelt gezahlt, werden sie wie Azubis behandelt und sind versicherungspflichtig.
Bei einem Zwischenpraktikum im Rahmen des Studiums besteht keine Versicherungspflicht, unabhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit oder Höhe des Gehalts.
Geht es aber um ein Zwischenpraktikum, das nicht in der Studienordnung vorgeschrieben ist, also um ein freiwilliges Praktikum, zählt es als Arbeitnehmertätigkeit. Und beutetet konkret: Ohne Entgelt ist es versicherungsfrei, mit Entgelt bis 520 Euro im Monat ist es ein Minijob und bei einem Entgelt über 520 Euro monatlich greift die Versicherungspflicht.
Was genau macht das SocialPizza Team? Wann und wer darf sich an euch wenden?
Vanessa: Das SocialPizza Team steht Startups und Gründer:innen für alle Fragen rund um das Thema "Sozialversicherungen" zur Verfügung. Neben zahlreichen Informationen und Guides auf der Webseite können individuelle und kostenfreie Termine vereinbart werden. Oftmals können Fragen nicht pauschal beantwortet und müssen individuell betrachtet werden. So stehen wir beispielsweise auch für die obrigen Fragen für Einzelgespräche zur Verfügung.
Gibt es einfache Tipps und Tricks wie die Gesundheit am Arbeitsplatz gefördert werden kann?
Vanessa: Ein Zitat, das ich mal gelesen habe, lautet: „Gesundheit ist nicht alles, aber ohne Gesundheit ist alles nichts.“ – und hier können Arbeitgeber:innen schon mal einiges für ihr Team tun.
Wir helfen, die betriebliche Gesundheitsförderung im Unternehmen voranzubringen. Zum Beispiel mit Hilfe von Ergonomie am Arbeitsplatz, bewegten Pausen oder Informationen zur mentalen Gesundheit.
Auch wenn sich eure Unternehmensstrukturen mal ändern und zum Beispiel eine Führungskräfte-Ebene eingeführt wird (zum Beispiel bei Unternehmenswachstum), helfen wir mit entsprechenden Workshops weiter. Auch online findet ihr viele tolle Tipps und Tricks.
