Das papierlose Büro bleibt ein Wunschbild
69 Prozent der Unternehmen drucken elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus. Im Grundlagen- und Vertiefungsseminar "Elektronische Rechnungsabwicklung - So verzetteln Sie sich nicht!" informieren Experten praxisnah und kompetent, was bei der Umsetzung und Nutzung beachtet werden muss.
Auch wenn die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist – immerhin über ein Drittel der Unternehmen bevorzugen elektronische gegenüber Papierrechnungen – besteht damit noch deutliches Potential für Effizienzsteigerungen. Dies gilt umso mehr, als Unternehmen elektronische Rechnungen hauptsächlich wegen der Kosten- und Effizienzvorteile nutzen, die sie sich von digitalen Rechnungsformaten versprechen. Ein weiteres Ergebnis: Viele Unternehmen sind unsicher in Bezug auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Das zeigt eine Studie des eBusiness-Lotsen Ostbayern, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg als Träger eines eBusiness-Lotsens im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat.
Mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie organisiert der eBusiness-Lotse Ostbayern derzeit eine bundesweite Veranstaltungsreihe, in der über die elektronische Rechnungsabwicklung informiert wird. Das Grundlagen- und Vertiefungsseminar "Elektronische Rechnungsabwicklung - So verzetteln Sie sich nicht!" findet am 17. Juni und 24.Juni in Augsburg statt in Kooperation mit dem eBusiness-Lotse Schwaben und dem aiti-Raum.
Die Ergebnisse der Befragung
Die Ergebnisse der Unternehmensbefragung zeigen, dass sich die elektronische Form der Rechnung in Deutschland immer weiter durchsetzt. So gaben 35 Prozent der Rechnungsversender und 40 Prozent der Rechnungsempfänger an, dass sie die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung bevorzugen. Und es ist damit zu rechnen, dass zukünftig noch mehr Rechnungen elektronisch versendet werden: Während Unternehmen derzeit im Schnitt jede vierte Rechnung digital erhalten (27 Prozent), wollen 39 Prozent der Rechnungsversender noch mehr Rechnungen elektronisch versenden; kein einziges Unternehmen gab dagegen an, zukünftig weniger Rechnungen elektronisch versenden zu wollen. Dieser Trend zeigt sich auch, wenn die aktuellen Umfrageergebnisse mit einer Studie von ibi research aus dem Jahr 2011 verglichen werden: Damals gaben 44 Prozent der Unternehmen an, Rechnungen an ihre Geschäftskunden per E-Mail zu versenden. In der aktuellen Studie geben bereits 57 Prozent der Unternehmen an, diese Übermittlungsform zu verwenden.
Noch viel Potential für die Digitalisierung der Rechnungsabwicklung
Als Haupttreiber für den Trend zur elektronischen Rechnung sehen die Unternehmen Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungsverarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen. Die Anpassung der internen Prozesse ist demnach auch die größte Herausforderung für die Unternehmen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. Welches Potential sich hier noch verbirgt, zeigt bereits die folgende Zahl: 69 Prozent der Unternehmen drucken eine eingehende elektronische Rechnung zur Weiterbearbeitung auf Papier aus, nur 26 Prozent bearbeiten sie direkt digital weiter. „Zur Vorbereitung der Studie haben wir zahlreiche Gespräche mit Unternehmen und Experten geführt. Einige Unternehmen gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie anstatt papierhafter Rechnungen elektronische Rechnungen versenden und die Prozesse auch beim Rechnungseingang digitalisieren. Hier schlummert als auch enormes finanzielles Potenzial.“, so Holger Seidenschwarz, der beim eBusiness-Lotsen Ostbayern die Studie verantwortet.
Kenntnisstand nur bei der Hälfte "umfassend"
Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation. Grundlagenwissen ist zwar oftmals vorhanden, aber nicht mehr als das. Beispielsweise schätzen nur 48 Prozent der Unternehmen ihren Kenntnisstand zu den rechtlichen Anforderungen der Rechnungsarchivierung als „umfassend“ ein. Dazu kommt, dass 9 Prozent die Rechtskonformität ihres elektronischen Archivs sogar für „mangelhaft“ oder „ungenügend“ halten. Gerade in diesem Bereich hat sich aber durch die neuen und bereits wirksamen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in jüngster Zeit einiges getan.
"Luft nach oben"
Der Gesetzgeber hatte mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 elektronische und papierhafte Rechnungen gleichgestellt und die Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signierung von Rechnungen fallengelassen. 48 Prozent der Unternehmen bringen das gestiegene Volumen elektronischer Rechnungen direkt mit diesen Änderungen in Verbindung, gar 89 Prozent sehen durch den Wegfall der Signaturpflicht den Versand elektronischer Rechnungen vereinfacht.
„Diese Daten zeigen, dass die Bundesregierung mit der Gleichstellung von papierhaften und elektronischen Rechnungen die Voraussetzungen geschaffen hat, die Unternehmen in Deutschland bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen“, so Holger Seidenschwarz. „Unternehmen können durch konsequenten Einsatz der elektronischen Rechnungsabwicklung Wettbewerbsvorteile erzielen. Wie die Studie jedoch auch zeigt, ist hier bei vielen Unternehmen noch Luft nach oben, um langfristig den Wirtschaftsstandort Deutschland nachhaltig zu stärken.“
Für die Studie wurden im Februar und März 2015 insgesamt 356 Unternehmen aller Branchen und Unternehmensgrößen befragt. Die Studie ist kostenfrei erhältlich unter www.elektronische-rechnungsabwicklung.de und unter www.ebusiness-lotse-ostbayern.de.
Quelle: eBusiness-Lotse Ostbayern.
