Kernprozesse durch mobile Lösungen unterstützen
Mobile Lösungen im Arbeitsumfeld bieten nicht nur eine höhere Flexibilität, sie können – richtig geplant – Wettbewerbsvorteile schaffen. Warum sich der Einsatz dieser Lösungen noch lohnt und was man bei der Einführung beachten soll, darüber spricht Dr. Thomas Eisenbarth, Geschäftsführer der makandra GmbH und Referent auf der 6. Cloud-Konferenz Augsburg:
Dr. Thomas Eisenbarth, Geschäftsführer makandra GmbH (Foto: privat)
Herr Eisenbarth, worin sehen Sie die größten Chancen für die Arbeitswelt beim Einsatz mobiler Geräte mit Online-Zugriff und was spricht aus Ihrer Sicht für den Einsatz mobiler Lösungen in KMU?
Abgesehen von den Standardanwendungen wie für den Zugriff auf E-Mails von unterwegs oder ähnliches, die die eigene Flexibilität unterstützen, bergen mobile Lösungen eine ganze Menge Potential für die Optimierung von Unternehmensprozessen. Das heißt, Kernprozesse im Unternehmen können bei Einsatz entsprechender Lösungen sowohl effizienter als auch qualitativ hochwertiger ablaufen. Dabei liegt die Entscheidung beim Unternehmer, welches Ziel der Einsatz der mobilen Lösungen überwiegen soll. Es können Qualitätsverbesserungen im Vordergrund stehen, man verschafft sich einen Kostenvorteil oder schafft neue Absatzwege. Die Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens eignen sich praktisch immer für digitale und mobile Unterstützung.
In welchen Bereichen bieten sich mobile Lösungen bei KMU aus Ihrer Sicht am ehesten an, mal abgesehen von den angesprochenen Standardanwendungen, die ja heute nahezu jeder hat.
Mit den klassischen Anwendungen kommt man inzwischen schon ein Stück weit, da die Standardanwendungen heute sehr weit entwickelt sind. Eine andere Qualität erreicht der Einsatz mobiler Lösungen jedoch dann, wenn sich die Anwendungen individuell auf die Kernprozesse eines Unternehmens beziehen. Aus meiner Sicht macht es daher Sinn, genau diese Kernprozesse wirkungsvoll zu unterstützen.
Bei unseren Kunden schauen wir uns die wichtigsten Unternehmensprozesse an und entscheiden gemeinsam mit ihnen, welcher Prozess tatsächlich in puncto Effizienz, Durchsatz oder Qualität unterstützt werden soll. In der Regel ist es der, bei dem sich ein Unternehmen von den Mitbewerbern abhebt: das kann der Vertrieb sein, muss es aber nicht. Beispielsweise können bei einem Dienstleister bestimmte Arbeitsgänge von Servicemitarbeitern unterstützt werden, wie die Mängelerfassung, um so Reaktionszeiten zu verkürzen.
In jedem Fall sollte man auch auf die Unternehmensgröße achten. Bei wirklich kleinen Unternehmen - bis fünf Mitarbeiter, ist eine individuelle Lösung sicher noch nicht unbedingt erforderlich, da reichen Standardanwendungen aus.
Worauf sollte man bei der Konzeption des Einsatzes mobiler Lösungen besonders achten? Was empfehlen Sie Ihren Kunden?
Nicht verzetteln! Man sollte nur den Kernprozess betrachten und sich dabei auf das absolut Wesentliche konzentrieren. Da gilt für uns die 80/20-Regel. Wenn sich herausstellt, dass der Weg richtig ist, können auch die letzten 20 Prozent noch umgesetzt werden. Das kann aber auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Prozesse und damit auch die Software, die diese unterstützen, sollten so schlank wie möglich und so mächtig wie nötig sein: Eine einfach zu bedienende, schlanke Software gewinnt gegen die umfassende All-in-One-Rundumlösung.
Viele Unternehmer scheuen sich individuelle Lösungen in Auftrag zu geben aufgrund der Höhe der Programmierkosten…
Das ist richtig. Viele Mittelständler haben Bedenken, dass sie sich mit einer individuellen Lösung gleich das Millionenprojekt ins Haus holen. Das ist aber nicht der Fall. In aller Regel können kleine Anwendungen mit einem überschaubaren Aufwand entwickelt werden. Ausschlaggebend bei der Entscheidung für eine individuelle Lösung sollte aber sein, welchen Nutzen ich am Ende davon habe.
Ein weiteres Argument, welches gegen den Einsatz aufgeführt wird, ist die Sicherheit: Arbeitgeber sind zögerlich beim Einsatz mobiler Lösungen, aufgrund eines möglichen sorglosen Umgangs der Mitarbeiter mit sensiblen Daten und Informationen, die auf mobilen Geräten einen neuen Grad umfassender Verfügbarkeit erlangen. Für Sie ebenfalls ein Risiko?
Zu einem Risiko wird eine mobile Lösung dann, wenn man auf mobilen Geräten Daten speichert und diese nicht verschlüsselt sind. Bei traditionellen Web-Anwendungen ist das Problem automatisch gelöst: Auf den mobilen Geräten werden keine Daten gespeichert.
Muss man auf Mobilgeräten Daten speichern, z.B. Verträge als PDF, Angebote als Word-Dateien etc. dann gibt es dafür natürlich auch Lösungen. Die muss man konsequent verwenden, auch wenn dies zu kleinen Einschränkungen bei der Bedienbarkeit führt.
Bei uns sind zum Beispiel die Daten auf allen Geräten und Datenträgern verschlüsselt. Da hat man dann in aller Konsequenz „nur“ den Wiederbeschaffungswert des Gerätes zu tragen, wenn einem das Notebook oder der USB-Stick beispielsweise durch eventuellen Diebstahl abhanden kommt. Die Daten sind jedoch für andere wertlos, da sie verschlüsselt sind und somit auch nicht verwertbar.
Darüber hinaus haben Mitarbeiter selbst ein gewisses Maß an Sorgfaltspflicht zu tragen, dass Geräte und Daten sicher bleiben. Am ehesten erreicht man dies durch die Schaffung eines gewissen Bewusstseins für IT-Sicherheit und eine gute technische Unterstützung, die Mitarbeitern aber ihre Arbeit nicht unnötig erschwert.
Das Thema Sicherheit - für Sie eine Vertrauensfrage? Wer steht tiefer in der Pflicht – der Entwickler der Lösung, der Arbeitgeber oder der Anwender?
An sich stehen alle gleichermaßen in der Pflicht. Betrachtet man jedoch das Ganze auf einer Zeitschiene ist es zunächst der Entwickler, da man bei der Konzeption und Entwicklung eine ganze Menge falsch machen kann. Der Arbeitgeber kann bei der Rechtevergabe einiges falsch machen. Geht er beispielsweise zu restriktiv mit den Rechten um, zeigt er seinem Mitarbeiter eigentlich nur, dass er ihm kein Vertrauen entgegenbringt. Schlussendlich kann er es jedoch nicht verhindern, dass der Mitarbeiter anderweitig Fotos von Anlagen macht, oder Daten aus dem Gedächtnis heraus reproduziert. Der Arbeitnehmer muss ein Gespür für den Umgang mit sensiblen Daten haben. Wenn jedoch eine Anwendung richtig konzipiert und alle sich ihrer Verantwortung beim Umgang mit sensiblen Daten bewusst sind, sind mobile Anwendungen sicher zu entwerfen und zu betreiben und erfüllen ihr Ziel: Eine Verbesserung der wertstiftenden Kernprozesse im Unternehmen.
Vielen Dank.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auf der 6. Cloud-Konferenz Augsburg am 30.09.2015.
